Постоји управљање друштвеним медијима, затим управљање друштвеним медијима за владине агенције. На крају крајева, ко још може рећи да се њихови постови рачунају као јавни запис према Закону о слободи информација (ФОИА)?



Да би одржале усклађеност са законом, владине организације морају применити темељне праксе архивирања друштвених медија. То није најузбудљивији посао, али је кључан за заштиту ваше агенције од будућих ризика. Постоји велики број алати друштвених медија који помажу владиним агенцијама управљајте овим процесом, али пре него што направите избор, морате да разумете јединствени приступ ваше државе задржавању записа на друштвеним медијима.



У овом чланку покривамо основе архивирања друштвених медија како бисте могли донијети најбољу могућу одлуку.

Имајте на уму: информације дате у овом чланку не представљају формални правни савет, нити им је намењена. Молимо прегледајте наше потпуно одрицање од одговорности пре даљег читања.

Шта је архивирање друштвених медија?

Архивирање друштвених медија је пракса прављења резервних копија садржаја који деле и са организацијом како би се касније могли референцирати. Организација чува ове резервне копије локално тако да одржавају усклађеност са законима о јавним евиденцијама.

Слика заснована на тексту која каже,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

За разлику од традиционалних јавних записа, записи друштвених медија су одмах видљиви јавности када их креирају ваша агенција и ваши бирачи. Легитимни (тј. не нежељени) коментари, одговори, спомињања и ДМ могу се рачунати као јавни запис када се објаве на вашим друштвеним профилима.

Многе — али не све — државе су издале посебне смернице о јавним евиденцијама друштвених медија и њиховом складиштењу. Обратите се веб локацији свог државног одељења за најновије смернице за ваше праксе архивирања друштвених медија.



Зашто је архивирање друштвених медија важно за владине субјекте?

Архивирање садржаја друштвених медија је критична пракса за одржавање транспарентности. Без успостављеног процеса вођења евиденције који је специфичан за друштвене медије, ваша организација можда неће моћи да испуни захтеве ФОИА за те информације.

ФОИА је можда усвојен 1966. године, али његове примене су довољно широке да се примењују на модерну технологију кроз дефиниција појма 'рекорд' . Према ФОИА, записом се сматра свако писање које је креирала или прибавила агенција или под контролом агенције у време подношења захтева. То укључује књиге, папире, фотографије, видео записе—и наравно, садржај друштвених медија .

Под друштвеним медијима, укључује више од самог садржаја објаве. Коментари, одговори и свиђања такође се рачунају као добијени записи који се такође морају архивирати под ФОИА. Чак и једноставна ажурирања, попут ове објаве са Фацебоок странице Града Лас Вегаса, подлежу праксама архивирања друштвених медија.



Објава владе града Лас Вегаса на Фејсбуку у којој се објашњава да се готовина више неће примати у Флоид Ламб Парку на улазном киоску у Туле Спрингсу.

123 што значи нумерологија

Владине агенције су одговорне за успостављање сопствених процеса архивирања друштвених медија. Платформе задржавају садржај друштвених медија, али само толико дуго. Друштвене мреже—као што су Фацебоок, Кс (раније познат као Твиттер), Инстаграм или ЛинкедИн—су приватне компаније. Нису везани ФОИА-ом, стога нема потребе да задрже кориснички садржај на неодређено време. Једном када тај садржај нестане, вероватно ће нестати заувек.

Како и када архивирати садржај друштвених медија

Друштвени медији се сматрају јавном евиденцијом широм САД, али неке државе имају јединствене законе о чувању јавних записа који имају импликације на то како и када архивирати друштвени садржај.

Ако ваша држава нема посебно законодавство о томе како се бавити архивирањем друштвених медија, Државна управа за архиве и списе нуди смернице како да се то исправно уради. Ове методе укључују:

  • Коришћење РСС фидова, агрегатора или ручних метода за снимање садржаја.
  • Коришћење алата уграђених у неке платформе друштвених медија за извоз садржаја.
  • Коришћење интерфејса за програмирање апликација специфичних за платформу (иначе познатих као АПИ-ји ) за повлачење садржаја.

Ако ваша агенција редовно користи друштвене медије на више платформи, пожелећете да користите АПИ приступ. Звучи компликовано, али ови алати и услуге независних произвођача поједностављују иначе дуготрајан ручни напор агрегирања и организовања одлазног и долазног садржаја.

Аспект „када“ архивирања друштвених медија у великој мери зависи од вашег начина избора. Ако планирате да архивирате садржај ручно, пожелећете да то радите на недељној или чак дневној бази како бисте избегли да посао постане превише тежак. Међутим, ако архивирате уз подршку неког алата, можете архивирати на кварталној основи.

Најбоље праксе за архивирање друштвених медија

Идеја о снимању и задржавању сваке објаве, коментара и интеракције у присуству ваше агенције на друштвеним мрежама може бити застрашујућа, али немојте паничарити. Користите ове најбоље праксе да бисте остали усаглашени, а да не будете преплављени.

Дефинишите улоге и одговорности за управљање документима

Ако дозволите да архивирање на друштвеним мрежама буде свачија одговорност, а да то не учините било чијим послом, ваша агенција је отворена за велики ризик. Ово посебно важи за организације које управљају неколико профила на различитим платформама. Што више информација делите на друштвеним мрежама, лакше је да записник нестане.

Избегните ову судбину дефинисањем улога и одговорности архивирања заједно са кључним актерима друштвених медија. Радите заједно да бисте идентификовали следеће:

  • Ко ће бити главна особа за архивирање друштвених медија? Ова особа је одговорна за развој и одржавање ажурних процеса вођења евиденције у вези са друштвеним медијима. Они су такође одговорни за обављање или делегирање дужности архивирања у складу са ритмом ваше организације.
  • Колико често треба архивирати постове? Као што је раније поменуто, ово у великој мери зависи од жељеног метода архивирања.
  • Где ће се чувати архивирани садржај и ко може да му приступи? Отворене датотеке у дељеном складишту остављају агенције одговорним за све лоше актере који могу да мењају архивирани садржај. Да бисте били сигурни, одредите где се записи (и њихове резервне копије) могу безбедно чувати.

Рано и често појачајте оно што се рачуна као јавни запис

Када људи помисле на „ФОИА“, они замишљају документе, фотографије и е-поруке. С друге стране, постови на друштвеним мрежама обично нису најважнији. На вашем тиму је да осигура да сваки члан особља у вашој организацији разуме праву дефиницију јавног записа и где друштвени медији спадају у мешавину.

3333 што значи љубав

Укључите информације о врстама садржаја који се сматрају јавном евиденцијом у вашој држави током обуке особља и сесија уласка у радни однос. Ажурирајте своју политику друштвених медија да бисте укључили експлицитне шта треба и шта не треба усклађеност са друштвеним медијима . Понекад се може осећати као претерана комуникација, али када је у питању јавни сектор, увек је боље заштитити него жалити.

Редовно прегледајте своју политику друштвених медија

Мреже друштвених медија се често мењају и те промене могу изгледати као било шта — од нових услова коришћења услуге до нових функција. Сва ова ажурирања могу довести до промена у приступу ваше организације процесу архивирања друштвених медија. Зато је императив да поново погледате своје политика друштвених медија редовно.

Добра политика друштвених медија бави се бројним темама, укључујући смернице за личне налоге, правила удружења организација и правне смернице. Ове теме су далеко од статичне, па је најбоље да их редовно прегледате или када дође до велике промене платформе.

Алати за архивирање друштвених медија да олакшају процес

Сада када имате неке најбоље праксе за референцу, спремни сте да проверите неке алате. Следеће платформе ће вам помоћи да управљате својим потребама усклађености без жртвовања ефикасности.

1. Спроут Социал

Спроут Социал обједињује заказивање друштвених медија, извештавање, слушање и архивирање у један централизовани алат, подржавајући поједностављеније токове рада за владине агенције. У случају захтева за евиденцијом, трговци могу да открију одређене постове користећи алатку за претрагу у Публисхинг одељак . Релевантни коментари и одговори могу се пронаћи помоћу алатке за претрагу у Смарт Инбок.

Владине агенције такође могу да користе Спроут Инбок Екпорт да брзо извезете постове, поруке и рецензије из Смарт Инбок-а у ЦСВ датотеку за потребе чувања евиденције. Ови извози пружају јасну документацију детаљних метаподатака, укључујући тип поруке и временске ознаке, корисника Спроут-а који је послао или изменио сваку поруку и сталне везе до поруке на оригиналној мрежи.

Анимирани ГИФ који показује како да извезете информације из Спроут Смарт Инбок-а у ЦСВ датотеку.

Затражите демо

3. АрцхивеСоциал

АрцхивеСоциал је решење за архивирање друштвених медија које покреће ЦивицПлус. Овај алат подржава трговце у државним агенцијама са чувањем записа у реалном времену у складу са законима о јавној евиденцији. Док ЦивицПлус нуди портфолио решења за организације у јавном сектору, АрцхивеСоциал је решење које је у потпуности фокусирано на архивирање.

Снимак екрана АрцхивеСоциал's website home page.

3. Пагефреезер

Пагефреезер је још једно решење за дигитално архивирање у реалном времену које подржава правилно задржавање активности на вебу и друштвеним медијима. Алат омогућава организацијама било које величине да трајно сачувају дигитални садржај на друштвеним мрежама и шире, а затим приступе тим архивама и репродукују их као да су још увек уживо. Иако Пагефреезер нуди више од обичног архивирања на друштвеним мрежама, они не нуде никакве могућности планирања, извештавања или слушања друштвених медија.

Снимак екрана ПагеФреезер-а's website home page.

Поједноставите свој приступ архивирању друштвених медија уз Спроут

Уз Спроут Социал, владине агенције могу да консолидују управљање друштвеним медијима и архивирање у оквиру једне ставке буџета, а све уз одржавање чврстог нивоа усклађености.

Да бисте сазнали више о томе како Спроут помаже владиним агенцијама да створе јаче односе са својим бирачима путем моћи друштвених медија, закажите демо данас .

Одрицање од одговорности

Информације дате у овом члану не представљају, и немају за циљ да представљају формални правни савет; све информације, садржај, тачке и материјали су у опште информативне сврхе. Информације на овој веб страници можда не представљају најажурније правне или друге информације. Укључивање било којих смерница датих у овом чланку не гарантује да је ваш правни ризик смањен. Читаоци овог чланка треба да контактирају свој правни тим или адвоката како би добили савет у вези са било којом посебном правном ствари и требало би да се уздрже од деловања на основу информација о овом чланку без претходног тражења независног правног савета. Коришћење и приступ овом чланку или било ком од линкова или ресурса који се налазе на сајту не стварају однос адвоката и клијента између читаоца, корисника или претраживача и било ког сарадника или адвокатских канцеларија. Ставови које изнесу сви сарадници овог чланка су њихови сопствени и не одражавају ставове Спроут Социал. Сва одговорност у вези са предузетим или непредузетим радњама на основу садржаја овог чланка се овим изричито одриче.

Подели Са Пријатељима:

број 37 значење